İhale teklif dosyası, belgeler kadar düzen işidir. Komisyon onlarca dosyayı sırayla inceler; aradığı belgeyi hızla bulabildiği dosya avantajlıdır. Üstelik idarelerin çoğu artık teklifi elektronik ortamda istiyor ve bu, dosyayı bir arada, sıralı ve okunaklı sunma sorumluluğunu tamamen size bırakıyor.
Şartname ne diyorsa o
Bu yazıdaki hiçbir öneri, idarenin şartnamesindeki talimatın önüne geçmez. Şartname belge sırasını, dosya biçimini, adlandırmayı ya da boyut sınırını belirtmişse harfi harfine uyun. Biçim şartına uymamak, teklifin değerlendirme dışı bırakılması için tek başına yeterli bir sebep olabilir.
Şartnameyi indirip aramayla ilerlemek en hızlı yoldur: «dosya», «biçim», «PDF», «imza», «boyut» kelimelerini arayın ve çıkan her maddeyi not edin.
Belgeleri şartname sırasıyla dizin
İhale şartnameleri istenen belgeleri numaralı bir liste hâlinde verir. Dosyanızı tam olarak o sırayla kurun. Komisyon üyesi listeyi elinde tutarak ilerler; sizin dosyanız aynı sırayı izliyorsa inceleme akıcı olur.
- Belgeleri tek tek PDF olarak hazırlayın: e-Devlet ve resmî portallardan alınanları doğrudan PDF indirin; kâğıt belgeleri tarayın.
- Şartname sırasına dizin: Birleştirme aracında dosyaları sürükleyerek listedeki numaralara göre sıralayın.
- Tek dosyada birleştirin: İşlem tarayıcınızda yapılır; teklif dosyanız sunucuya yüklenmez.
- Sayfa numarası ekleyin: Numaralı bir dosyada komisyon «şu belge kaçıncı sayfada» diye sorabilir ve siz cevap verebilirsiniz.
Sayfa numarası neden işe yarar?
Yüz sayfalık bir teklif dosyasında sayfa numarası, dosyanın içindekiler listesini mümkün kılar. Başa bir içindekiler sayfası koyup her belgenin hangi sayfada başladığını yazmak, komisyonun işini ciddi biçimde kolaylaştırır.
Bu küçük ayrıntı, dosyanızı özenle hazırlanmış bir iş gibi gösterir. Rakiplerin çoğu bunu yapmaz.
Boyut sınırı ve tarama kalitesi dengesi
Elektronik ihale sistemlerinin dosya boyutu sınırı vardır. Aynı zamanda belgelerin okunaklı olması gerekir — okunamayan bir belge, eksik belge sayılır. Bu ikisi arasında denge kurmak gerekir.
- Belgeleri gri tonlamada, 300 DPI tarayın. Renk gerekli değilse kullanmayın; dosyayı katlar.
- Şirket kaşesi ya da renkli imza varsa yalnızca o sayfaları renkli tarayın, gerisini gri bırakın.
- Sıkıştırdıktan sonra mutlaka kontrol edin: kaşe okunuyor mu, imza net mi, en küçük punto seçilebiliyor mu?
- Boyut hâlâ sınırın üzerindeyse dosyayı bölmek, kaliteyi düşürmekten daha güvenlidir.
Asla tüm dosyayı en yüksek sıkıştırma düzeyinde ezmeyin. İhale dosyasında okunamayan bir kaşe, kazanılmış bir işi kaybettirebilir. Önce hangi sayfaların ağır olduğuna bakın; sorun genelde birkaç sayfadadır.
İmza konusunda dikkatli olun
Teklif dosyalarında imza kritik bir konudur ve idareler genellikle ıslak imza ya da nitelikli elektronik imza ister. PDF'e imza görseli yerleştirmek, bu şartların hiçbirini karşılamaz — bu yalnızca imzanın resmidir.
Pratikte doğru yol: belgeyi yazdırıp ıslak imzalayıp taramak, ya da idarenin kabul ettiği elektronik imza altyapısını kullanmak. Görsel imza, iç yazışma ve taslak paylaşımı gibi resmî olmayan durumlar için uygundur.
Teslimden önce son kontrol
- Şartnamedeki belge listesinin her maddesi dosyada var mı?
- Sıra şartnamedeki sırayla aynı mı?
- Geçerlilik süresi olan belgeler (faaliyet belgesi, oda kaydı, borcu yoktur yazısı) güncel mi?
- Tüm sayfalar düz ve okunaklı mı?
- Dosya adı idarenin istediği biçimde mi?
- Son teklif saatine kaç saat var? Yüklemeyi son saate bırakmayın; sistem yoğunluğu gerçek bir risktir.