Bir kiralama için emlakçı gelir belgesi istiyor. Belgenin üzerinde TC kimlik numaranız, adresiniz, doğum tarihiniz ve maaş bilginiz var. Emlakçının hepsine ihtiyacı yok ama belgeyi olduğu gibi göndermek en kolayı olduğu için çoğu kişi öyle yapıyor. Oysa bu bilgiler bir kez çıktıktan sonra geri alınamıyor.
Önce en yaygın hata: siyah kutu çizmek
İnsanların büyük çoğunluğu bu işi bir PDF görüntüleyicide bilginin üzerine siyah bir dikdörtgen çizerek yapıyor. Ekranda bilgi kayboluyor, iş bitmiş görünüyor.
Ama bitmiyor. PDF'te çizdiğiniz kutu belgenin ÜSTÜNE eklenen bir şekildir; altındaki yazı olduğu yerde durmaya devam eder. Karşı taraf o alanı fareyle seçip kopyalarsa kimlik numaranız olduğu gibi çıkar. Metni seçip kopyalamak teknik bilgi bile gerektirmez.
Kendi belgenizde sınayın: üzerini kapattığınız alanı fareyle seçip kopyalayın ve bir metin kutusuna yapıştırın. Bilgi geliyorsa gizlemiş değil, yalnızca örtmüşsünüzdür.
Aynı sorun üzerine beyaz kutu koymakta, vurgu kalemiyle karartmakta ve yazıyı görselle kapatmakta da vardır. Görünmeyen ile silinmiş aynı şey değildir.
Doğru yöntem: veriyi belgeden çıkarmak
Gerçek gizleme, metni belgenin içinden kaldırır. Kapatılan alanda artık kopyalanacak bir şey kalmaz; arama da sonuç vermez. Uluslararası terimle buna «redaction» deniyor.
- Belgeyi ekleyin: PDF'i Hassas Veri Gizle aracına verin. Metin, belgede aranabilir durumdaysa doğrudan çalışır.
- Kaldırılacakları seçin: TC kimlik numarası, telefon, IBAN gibi kalıplar otomatik bulunur. Listeden gizlemek istediklerinizi işaretleyin.
- Kontrol edip indirin: Seçtikleriniz belgeden tamamen çıkarılır. İnen dosyada o alanları seçip kopyalamayı deneyin — boş gelmeli.
Taranmış belgelerde durum farklı
Belgeniz taranmış ya da fotoğrafla oluşturulmuşsa içindeki yazı aslında bir resimdir; seçilebilir bir metin katmanı yoktur. Bu, iki yönlü bir haberdir.
İyi tarafı: metin zaten kopyalanamaz. Kötü tarafı: gözle okunabilir olduğu için üzerini kapatmanız yine de gerekir, ve kapatma işleminin görselin kendisine uygulanması şarttır. Böyle bir belgede gizlediğiniz alanın gerçekten kapandığından emin olmak için indirdiğiniz dosyayı yakınlaştırarak kontrol edin.
Neyi gizlemeli, neyi gizlememeli?
Aşırı gizleme belgeyi işe yaramaz hâle getirir; az gizleme sizi korumaz. Pratik bir ölçü: karşı tarafın yapacağı iş için gerekmeyen her şey gizlenebilir.
- Resmî kuruma verilen belgede: genellikle hiçbir şeyi gizlemeyin. Kurum kimlik doğrulaması yapacaktır ve eksik belge reddedilir.
- İşverene verilen belgede: kimlik numarası genelde gereklidir; ancak aile bilgileri, adres ve sağlık verisi çoğu zaman gerekmez.
- Emlakçı, satıcı, internet sitesi gibi özel taraflarda: kimlik numarası ve doğum tarihi neredeyse hiç gerekmez.
- İnternette paylaşacaksanız: belgeyi hiç paylaşmayın. Gizlenmiş bir belge bile sizi tanınabilir kılacak ayrıntılar taşır.
Gizlemeden önce belgeyi bölmeyi düşünün
Bazen en temiz çözüm gizlemek değil, yalnızca gereken sayfayı göndermektir. Sekiz sayfalık bir dökümün tamamını paylaşıp altı sayfasını karartmak yerine, tek ilgili sayfayı ayırıp onu göndermek hem daha güvenli hem daha nazik olur.
Belgeden tek bir sayfa ayırmak saniyeler sürer ve karşı tarafın da işini kolaylaştırır.