Dava dosyası, ihale teklifi, muhasebe klasörü ya da tez ekleri… Hepsinde aynı sorun var: onlarca belge tek dosyada toplanıyor, ama okuyan kişi aradığı ekin hangi sayfada olduğunu bulamıyor. Çözüm, birleştirirken içindekiler sayfası ve yer imleri eklemek.
Ne elde edersiniz?
- Dosyaların seçtiğiniz sırayla birleştiği tek bir PDF
- En başta, her bölümün adını ve başlangıç sayfasını gösteren içindekiler sayfası
- İçindekilerdeki her satıra tıklayınca ilgili bölümün ilk sayfasına gidiş
- PDF okuyucunun kenar panelinde yer imleri
- İsteğe bağlı: her sayfada «Sayfa 3 / 42» alt bilgisi ve her bölümün başında «İçindekilere dön» bağlantısı
Adım adım
- Dosyaları ekleyin: En az 2, en çok 20 PDF seçin; dosya başına 50 MB sınırı var. Her dosya küçük resmi ve sayfa sayısıyla bir kart olur.
- Sıralayın: Kartları sürükleyin ya da oklarla taşıyın; «A-Z sırala» ile ada göre dizin.
- Başlıkları düzenleyin: Varsayılan başlık dosya adıdır; alt çizgi ve tireler boşluğa çevrilir. «Ek-1 Kira Sözleşmesi» gibi okuyucuya anlamlı bir ad yazın.
- Ayarları seçin: Sayfa başlığını, numaralandırmayı, alt bilgiyi ve geri dönüş bağlantısını belirleyin; dosya adını değiştirin.
- Birleştirin ve indirin: İçindekiler uzunsa otomatik olarak sonraki sayfaya devam eder; bölüm sayfa numaraları buna göre hesaplanır.
İyi bir içindekiler için başlık yazmak
Dosya adları çoğu zaman bilgisayar için yazılmıştır: «tarama_0047». İçindekiler ise bir insanın gözüne hitap eder. «Ek-3 Banka teminat mektubu» gibi kısa, ne olduğunu söyleyen başlıklar yazın. Çok uzun başlıklar en çok iki satıra kısaltılır; ana fikri başa koyun.
Sayfa boyutları karışıksa
A4, Letter ya da yatay sayfalar kendi boyutlarında kalır; içindekiler sayfası ise A4 dikey eklenir. Yani ekler bozulmaz, yalnızca en başa tek tip bir fihrist gelir.
Şifreli ya da bozuk dosya
Şifreli bir PDF tarayıcıda işlenemez; araç hangi dosyanın şifreli olduğunu açıkça söyler. Önce şifreyi kaldırıp yeniden ekleyin. Okunamayan bir dosya diğerlerini engellemez; kartında işaretlenir ve birleştirmeye alınmaz.
Mahkemeye ya da kuruma sunulacak dosyada kurumun biçim şartı olabilir. Böyle bir şart varsa dosyayı göndermeden önce şartnameyi ya da kurumun yönergesini kontrol edin.