Elektronik imza denince akla ilk DocuSign geliyor ve bunun sebebi var — kategoriyi o kurdu. Ama fiyatlandırması gönderdiğiniz belge sayısı üzerinden işliyor ve bireysel plan ayda 5 belgede bitiyor. Ayda on sözleşme gönderen tek kişilik bir şirket için bu, ayın ortasında biten bir paket demek.
DocuSign'ın fiyatlandırması nasıl işliyor?
DocuSign «zarf» (envelope) birimini kullanıyor: imzaya gönderdiğiniz her belge paketi bir zarf sayılıyor. Kendi fiyat sayfasındaki güncel rakamlar:
- Personal — aylık 11 dolar (yıllık ödemede), ayda 5 zarf.
- Standard — kullanıcı başına aylık 30 dolar, kullanıcı başına yılda 100 zarf.
- Business Pro — kullanıcı başına aylık 45 dolar, kullanıcı başına yılda 100 zarf.
Dikkat edilmesi gereken yer şu: üst planlarda bile sınır yıllık 100 zarf. Yani ayda ortalama sekiz belge. Daha fazlası için kurumsal görüşme gerekiyor.
DocuSign'ın gerçekten güçlü olduğu yerler
Alternatif ararken neyi bırakacağınızı bilmeniz gerek. DocuSign'ın öne çıktığı yerler tartışmasız:
- Salesforce, SAP, Google Workspace gibi sistemlerle hazır bütünleşmeler.
- Nitelikli elektronik imza seçenekleri ve düzenlemeye tabi sektörler için sertifikasyonlar.
- Toplu gönderim, şablon yönetimi, yüz yüze imzalama gibi ileri akışlar.
- iOS ve Android uygulamaları, kurumsal kullanıcı yönetimi.
Bunlara ihtiyacınız varsa alternatif aramak yanlış yönde bir tasarruf olur. Aşağısı, ihtiyacı bunlar olmayanlar için.
Çoğu kişinin ihtiyacı aslında ne?
Pratikte en sık kurulan cümle şu: «Şu sözleşmeyi karşı tarafa göndereyim, imzalasın, imzalandığına dair elimde bir kayıt kalsın.» Serbest çalışanlar, küçük ajanslar, muhasebeciler, emlakçılar, tek kişilik şirketler. Zarf kotası, entegrasyon kataloğu ya da kurumsal kullanıcı yönetimi bu işin parçası değil.
PDF Platform'da imza isteme
Belgeyi yüklersiniz, imzalayacak kişinin e-posta adresini girersiniz, o kişiye yalnızca kendisi için üretilmiş bir bağlantı gider. Karşı taraf hesap açmadan belgeyi görür, adını yazar, imzasını çizer ve onay kutusunu işaretler.
Kritik ayrıntı şurada: imza, sunucuda duran ASIL belgeye uygulanır. İmzalayandan geri dosya kabul edilmez. Yani «gönderilen belge ile imzalanan belge aynı mı» sorusu tasarım gereği çözülmüştür — sonradan denetlenecek bir şey değil.
İmzalanan belgenin sonuna bir denetim sertifikası ekleniyor. İçinde şunlar yazıyor:
- İsteğin oluşturulduğu, gönderildiği, görüntülendiği ve imzalandığı anlar.
- İmzalayanın adı ve e-posta adresi, kimlik doğrulama yöntemi.
- Onayın verildiği an.
- Belgenin imza öncesi ve sonrası parmak izleri (SHA-256).
Bağlantı 14 gün geçerli. Karşı taraf imzalamayı reddedebilir — isterse gerekçe yazar, size e-postayla bildirilir ve bu da denetim kaydına işlenir.
Hukuki geçerlilik — burada dürüst olmak şart
Bu, görsel (ıslak imza görünümlü) bir elektronik imzadır ve yanında sürecin kaydı bulunur. Ticari belgelerin büyük bölümünde kullanılan yaklaşım budur.
Ama nitelikli elektronik imza AYRI bir hukuki kategoridir ve yetkilendirilmiş bir hizmet sağlayıcıdan alınmış sertifika gerektirir. Bunu sunmuyoruz. Noter onayı gerektiren, resmî makama sunulacak ya da mevzuatın nitelikli imza şart koştuğu belgelerde bu araç doğru seçim değildir — DocuSign'ın nitelikli imza seçenekleri ya da yerel bir e-imza sağlayıcısı gerekir.
Maliyet karşılaştırması
- DocuSign Personal: aylık 11 dolar, ayda 5 belge.
- PDF Platform Plus: aylık 6,99 dolar, aylık 600 işlem hakkı ve 34 aracın tamamı. İmza isteme Plus ve üzeri planlarda bulunur.
Rakamları karşılaştırırken elmayla elmayı karşılaştırdığınızdan emin olun: DocuSign'ın paketi imza etrafında kurulmuş bir iş akışı ürünü; buradaki paket, içinde imza isteme de bulunan bir belge araç takımı. İhtiyacınız yalnızca imzaysa ikincisi daha ucuza geliyor; ihtiyacınız kurumsal bir imza altyapısıysa ilki daha fazlasını veriyor.
Hangisini seçmelisiniz?
- Ayda birkaç sözleşme gönderiyor ve süreç kaydı istiyorsanız: imza isteme akışı yeterlidir ve daha ucuzdur.
- Nitelikli elektronik imza ya da sektörel sertifikasyon gerekiyorsa: DocuSign ya da yerel bir e-imza sağlayıcısı.
- CRM'inizle bütünleşme, toplu gönderim ya da şablon yönetimi gerekiyorsa: DocuSign.
- Sadece kendi belgenize imza atacaksanız: hiçbirine gerek yok — PDF imzalama aracı üyeliksiz ve cihazınızda çalışır.